Rückkehr ins Büro: Was der Trend für Arbeitgeber und Recruiting bedeutet

Nach Jahren, in denen Remote-Arbeit als selbstverständlicher Fortschritt galt, verschiebt sich das Pendel wieder. Immer mehr Arbeitgeber verlangen feste Präsenztage, kürzen Homeoffice-Regelungen oder schränken Arbeiten aus dem Ausland ein. Gleichzeitig ist Flexibilität für viele Fachkräfte zu einem Punkt geworden, an dem eine Bewerbung scheitern kann. Beides ist wahr – und deshalb ist die Frage nicht, welche Seite recht hat, sondern welches Modell zum eigenen Betrieb passt und wie man es glaubwürdig vertritt. Dieser Beitrag zeigt, was hinter der Rückkehr ins Büro steckt, welche Argumente auf beiden Seiten belastbar sind und was daraus für das Recruiting in Schweizer KMU folgt.

Was gerade passiert

Die Bewegung zurück in Richtung Präsenz läuft leiser, als die Diskussion vermuten lässt. Nur selten wird Homeoffice komplett abgeschafft. Häufiger werden fixe Tage im Büro festgelegt, Ausnahmen restriktiver gehandhabt oder Regelungen für das Arbeiten aus dem Ausland zurückgenommen. Aus einer Kultur des «arbeite, wo du willst» wird eine Kultur mit definierten Erwartungen.

Bei Schweizer KMU ist die Ausgangslage ohnehin eine andere als in der öffentlichen Debatte. In Produktion, Gewerbe, Pflege, Gastronomie und Detailhandel war vollständige Remote-Arbeit nie eine Option. Betroffen sind vor allem die Bürofunktionen: Administration, Buchhaltung, Verkaufsinnendienst, Planung. Genau dort entsteht auch die schwierigste Frage, weil im selben Betrieb Rollen mit und ohne Flexibilität nebeneinander bestehen.

Was für Präsenz spricht

Das stärkste Argument ist die Einarbeitung. Wer neu ist, lernt am meisten durch Beobachten und durch kurze, ungeplante Fragen – und beides braucht physische Nähe. Auch Lernende und Berufseinsteigende profitieren im Büro deutlich mehr, weil sie nicht wissen, was sie noch nicht wissen, und daher gar nicht gezielt nachfragen können. Dasselbe gilt für das Übertragen von Erfahrungswissen, das nirgends dokumentiert ist.

Der zweite Punkt ist Zusammenarbeit, die sich nicht planen lässt. Ein Problem, das im Gang in wenigen Minuten gelöst wird, wird verteilt zu einer Mailkette über mehrere Tage. Und drittens trägt Präsenz die Zugehörigkeit: Wer die Kolleginnen und Kollegen nur als Kachel im Bildschirm kennt, bindet sich weniger stark an den Betrieb. In kleinen Teams fällt das stärker ins Gewicht, weil dort weniger formale Struktur die Nähe ersetzt.

Was für Flexibilität spricht

Auf der anderen Seite ist Flexibilität für viele Menschen keine Annehmlichkeit, sondern die Voraussetzung, überhaupt in einem Pensum arbeiten zu können, das dem Betrieb nützt. Eltern, Personen mit Betreuungsaufgaben, Menschen mit langem Arbeitsweg oder mit einer Weiterbildung: Für sie entscheidet die Regelung darüber, ob eine Stelle überhaupt in Frage kommt. Fällt die Flexibilität weg, fällt oft die Person weg – und in vielen Berufen sind das genau die erfahrenen Leute, die am Markt kaum zu finden sind.

Dazu kommt der Vergleich. Wer heute wechselt, schaut auf das Arbeitsmodell wie auf den Lohn. Ein Arbeitgeber, der Präsenz verlangt, ohne zu erklären, was sie bringt, verliert im direkten Vergleich gegen einen, der es begründet. Und wer eine bestehende Regelung nachträglich zurücknimmt, riskiert mehr als Unmut: Zugesagte Flexibilität einseitig zu streichen, ist einer der häufigsten Auslöser für Kündigungen von Leistungsträgern.

Woran sich ein tragfähiges Modell erkennen lässt

Zwischen «alle immer im Büro» und «jeder macht, was er will» liegt der Bereich, in dem die meisten Betriebe eine gute Lösung finden. Belastbar wird sie, wenn sie diese Punkte erfüllt.

• Begründung statt Anordnung: Präsenztage müssen einen Zweck haben, der für alle nachvollziehbar ist – Einarbeitung, Teamsitzung, Kundentermine, Abstimmung an einem Projekt. Wer ins Büro kommt und dort denselben Tag verbringt wie zu Hause, zieht die Regel in Zweifel.

• Rollenbezogen statt pauschal: Eine Regelung, die für die Produktion und für die Buchhaltung identisch gilt, wird beiden nicht gerecht. Sinnvoller ist, pro Funktion festzuhalten, was möglich ist, und diese Unterschiede offen zu benennen statt zu verschweigen.

• Ausgleich für Rollen ohne Homeoffice: Wer ortsgebunden arbeitet, braucht andere Formen von Flexibilität: verlässliche Dienstpläne, Einfluss auf die Einsatzplanung, Tauschmöglichkeiten, planbare Freitage. Ohne das entsteht im Betrieb eine Zweiklassenstimmung.

• Schriftlich und einheitlich angewendet: Sobald die Regelung von der Laune der jeweiligen Vorgesetzten abhängt, wird sie zur Quelle von Ärger. Sie gehört festgehalten – knapp, verständlich und für alle gleich zugänglich.

• Überprüfbar statt endgültig: Ein Modell darf angepasst werden, wenn es nicht funktioniert. Wichtig ist, das von Anfang an so zu kommunizieren, damit eine spätere Änderung nicht als Vertrauensbruch ankommt.

Die grössten Missverständnisse

Das erste Missverständnis ist, Anwesenheit mit Leistung zu verwechseln. Wer im Büro sitzt, ist sichtbar – das sagt nichts über das Ergebnis. Umgekehrt gilt dasselbe: Remote-Arbeit ist kein Beweis für Effizienz. Betriebe, die keine Klarheit darüber haben, was von einer Rolle erwartet wird, lösen dieses Problem nicht mit einer Anwesenheitsregel, sondern verschieben es nur.

Das zweite Missverständnis ist die Annahme, Flexibilität sei ein Ersatz für Führung. Wo Zuständigkeiten unklar sind und Rückmeldungen fehlen, wird verteiltes Arbeiten schnell einsam und ineffizient – nicht wegen des Orts, sondern wegen der fehlenden Struktur. Und drittens wird unterschätzt, wie stark die Art der Einführung wirkt. Dieselbe Regel wird als fair oder als Übergriff empfunden, je nachdem, ob sie erklärt und mit dem Team besprochen oder per Mail verfügt wurde.

Was das für Schweizer KMU im Recruiting bedeutet

Praktisch heisst das zuerst: Das Arbeitsmodell gehört in die Stellenausschreibung, konkret und ohne Weichzeichner. «Flexible Arbeitszeiten» sagt nichts. «Zwei feste Tage im Büro, den Rest frei einteilbar» sagt alles – und filtert bereits vor dem ersten Gespräch jene aus, für die es nicht passt. Das erspart Diskussionen, die im Bewerbungsprozess sonst spät und teuer aufkommen.

Zweitens: Wer wenig Flexibilität bieten kann, muss dafür etwas anderes belegen können. Kurze Entscheidungswege, echte Verantwortung, verlässliche Planung, ein Team, das nicht ständig wechselt – das sind Vorteile, die ein KMU gegenüber grösseren Arbeitgebern hat, und sie zählen, wenn sie konkret gezeigt werden. Genau dafür braucht es Employer Branding: nicht schöne Bilder, sondern nachvollziehbare Aussagen darüber, wie im Betrieb tatsächlich gearbeitet wird. Und drittens gilt das nach innen wie nach aussen – wer im Inserat etwas verspricht, das im Alltag nicht stimmt, verliert die Person in den ersten Monaten wieder.

Fazit

Statt der Frage «Büro oder Homeoffice?» lohnt sich eine andere: Welche Aufgaben brauchen im eigenen Betrieb wirklich physische Nähe, und welche nicht? Die Antwort darauf ergibt ein Modell, das man vertreten kann, weil es begründet ist – und ein begründetes Modell ist im Recruiting stärker als ein besonders generöses. Wer diese Antwort schriftlich festhält, im Team bespricht und in jede Stellenausschreibung übernimmt, hat den grösseren Teil der Arbeit gemacht.

Häufige Fragen zur Rückkehr ins Büro

Kann ein Arbeitgeber bestehendes Homeoffice einfach streichen? Das hängt davon ab, wie die Regelung vereinbart wurde – arbeitsvertragliche Zusagen lassen sich nicht einseitig ändern, blosse Weisungen eher. Unabhängig von der Rechtslage ist eine Streichung ohne Begründung und Vorlauf ein Risiko für die Bindung des Teams.

Schadet es beim Recruiting, Präsenz zu verlangen? Nicht, wenn die Anforderung erklärt und offen kommuniziert wird. Problematisch wird es, wenn im Inserat Flexibilität angedeutet wird, die es nicht gibt – dann springen Bewerbende im Gespräch oder kurz nach dem Eintritt wieder ab.

Wie geht man mit Rollen um, die gar kein Homeoffice erlauben? Diese Rollen brauchen eine andere Art von Entgegenkommen: frühzeitige Dienstpläne, Mitsprache bei Einsätzen, verlässliche Freitage. Entscheidend ist, den Unterschied offen anzusprechen, statt ihn zu übergehen.

Ist Hybrid automatisch der beste Kompromiss? Nur wenn die Präsenztage inhaltlich gefüllt sind. Ein Hybridmodell, in dem alle an unterschiedlichen Tagen im Büro sind und dort allein arbeiten, bringt die Nachteile beider Welten und die Vorteile von keiner.

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